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采购程序

代表bbin体育进行的购买必须由采购卡或通过采购申请(PR)之前,将任意顺序正确的初始化。


采购卡

根据要求,并与主管的批准,采购卡可发给全校教职工和学生组织。持卡人必须遵守所有的消费限额,记录保存要求和限制。训练是收到卡的前强制性的。大多数持卡人将被授权花费$ 750 /交易,$ 5,000 /月。业务服务的董事如下可授权更大的消费限额:在进步,田径和招生旅客授权金额可高达$ 1,000 /交易。选择管理人员和/或管理员授权金额可高达$ 5,000 /交易和月度限额高达$ 20,000。消费限额高达$ 20,000 /交易和$ 50,000 /月可商业服务中被授予工作人员。 用于存取现金垫款授权可授予的旅客,包括与学生教师旅行。 采购卡常见问题


采购申请

对于超过信用卡限购,各部门必须提交采购申请到采购办公室。除了评估采购,采购办公室将审查部门帐户之前使代表维滕贝格的任何承诺,以保证资金的供应情况。采购申请必须包含的项目(S)的完整描述要求,价格或估计每个项目,帐号来收费,并适当签名。所有请求高达$ 5,000,采购申请必须由主任或副主任签字。超过$ 10,000的采购申请必须提前从发出请求的区域副总裁或高管人员批准。超过$ 25,000的所有采购申请也必须由商业和管理的副总裁批准。超过$ 250,000的所有购买和/或项目必须有董事会的批准。

提醒
在指定的消费权限的所有采购必须事先通过威滕堡大学采购订单的批准。当你不知道订单的确切最终成本,你可以提交采购申请提量的估计或近似的成本。在对其中有没有手续将不会传递到部门仓库收到的项目,除非/直到购买通过采购办公室批准。项目由其中没有事先授权是谁放置的顺序个人的财务责任部门直接接收。bbin体育没有责任,如果采购订单尚未提前下订单与供应商发放兑现其教职员工作出任何购买承诺。 审查和采购申请的最终批准后,采购办公室会发出采购订单到最合适的供应商。


检查要求

检查请求可用于要求支付酬金和津贴的。 它们也可以用于为其供应商不接受信用卡购买选择。例子包括会员费,会议注册和订阅或出版物。


个人报销

采购卡和采购申请的目的是平衡对灵活性和便利性与该机构的必要问责制和资源的负责任的管理部门需要。 用适当的规划,应该有几个(如果有的话)需要教师或工作人员场合使用个人资金在代表大学完成交易。个人报销请求将被仔细审查。


一揽子采购订单

一揽子采购订单将被采购办公室项目或年度服务中会有反复,并在一段时间变化从一个特定的供应商购买使用。使用一揽子采购订单允许估计的费用要立即作保,也减少文书工作。 然而,毛毯采购订单可能无法使用时,它可能是更符合成本效益,以获得竞争力的价格随着需求。


改变顺序

更改任何采购订单可能只有两个威滕堡大学和供应商的相互同意。 始发部门必须发送电子邮件至卡伦在LOTZ klotz@wittenberg.edu 请求的变化,并提供一个简要的解释。


供应商的选择

对于购买超过$ 750,下面的步骤必须遵循,以确保竞争力的价格和满意的服务水平。该部门可以选择把握好以下指导原则本身或者可以要求采购办公室这样做:

  • 高达$ 7,500个: 定价和条款从三个供应商都必须获得口头或书面形式,并明确记载。
  • $的7,501个 - $ 20,000:1 书面报价必须至少从三个供应商获得。在许多情况下,由使用部门的规格应为报价或提案请求的一部分。采购办公室可以协助设计规范的部门。
  • $在20,001 - 起来: 书写规范必须制定。对于报价或建议的正式请求应该被发送到至少三个供应商。问询或建议请求可以以开放式的方式允许与选择的供应商谈判进一步设计。
  • 独家采购: 但必须小心,以避免狭义地定义需要所有的选择都没有探索,有可能是在其中只有一个供应商可以提供所需的商品/服务的情况。这种情况下,必须在采购申请被记录在案,并受到审查的采购办公室。
  • 伙伴关系: 为了充分利用供应商的专业知识,并最大限度地互惠互利的关系,鼓励供应商的合作伙伴关系。当质量和/或服务水平是至关重要的,这是尤其如此。使用上述指导方针和大学与该供应商的经验已经建立了一个供应商的竞技状态和售后服务水平合作是可以接受的。虽然合作无需获得额外的竞争力的价格在每次需要购买商品时,该伙伴关系的关系应定期使用引号和建议上述准则进行测试。所有的伙伴合作关系,必须记录在案并受到审查的采购办公室。

如果一个部门有要求采购办公室获得供应商和成本信息,力图总结和建议将被发送到部门。如果部门更倾向于授予的以低于建议的投标人等,一个简短的说明解释必须陪采购申请。 如果该署已获得的所有供应商和价格数据本身,当它被提交到采购办公室的信息必须连接到采购申请。所有的供应商和价格的决定受到审查和采取行动的采购总监。


供应商或计费纠纷

在计费或装运错误的情况下,部门或引发剂应通知供应商。讨论与供应商的问题时,一定要指定所需的修正。 如果办公室无法得到满意的结果,采购部门可以协助在双方都同意的分辨率到达。


送货地址

中央接收地址为所有bbin体育交付:

bbin体育
部门联系,部门名称
225ñ。喷泉大道
斯普林菲尔德,45504哦


合同签字

适当授权的采购订单构成合同这两个维滕贝格和供应商绑定。 一些厂商可能还需要合同或协议。这些文件只能由企业和政府或他指定的副总裁签名。


利益冲突

代表维滕贝格的交易是一个非常道德的基础上进行。采购决策不能由任何员工的部分自身利益的影响。为了使冲突或冲突的出现,避免了维滕贝格谁有权启动或批准的采购申请必须向业务和管理进行审查,并最终决定任何外部关系副总裁的员工。例子包括:更多的就业机会在其他地方,业务或与供应商的个人关系,或家庭成员的就业。

此外,有必要对所有董事会成员,行政工作人员和选定的管理人员定期通过独立审计业务约定书填写兴趣问卷的冲突。这份问卷的结果将通过独立审计师向审计委员会报告。

所有大学员工必须在接受来自供应商(S)礼品谨慎。升值的偶然和/或免费代币的接受并不一定构成利益冲突。这些项目的例子可以包括互补日历,圣诞水果篮或箱糖果,出版物,书写工具或业务相关的午餐。然而,在所有的情况下,谨慎判断,必须在决定是否接受任何礼品使用。 丝毫不影响接受的礼物必须的,或出现影响,大学和供应商之间的商业关系的性质。如果有疑问,最好是下降的礼物。


个人购买

采购办公室将不会为个人性质的采购的教师或工作人员批准任何交易。这似乎是个人性质的申请会受到质疑,如果认为不适当将返回到始发部门。 维滕贝格业务是免税的基础上进行。使用个人业务交易这个免税地位的任何人触犯法律。


使用财政年度

当财年截止6月30日的临近,购买会受到一致的和适当的审查账户收费条款。商品和服务将收取其所在大学物理收到的预算年度。在活动中购买模式建立起来是必要的,以支持我们的节目的努力,但对于其收到的规则可能并不合适,一致性的规则将适用。 一致性规则考虑每年购买模式,以及为其购买的物品都被投入实际使用的年份。


技术采购

有关部门建议,并强烈建议考虑购买任何视听或计算设备时,视听服务和/或计算服务咨询。 采购办公室可以选择,授权之前,为了获得由这两种部门审查。


道德校长

维滕贝格支持教育采购国家协会制定的采购标准:

  • 首先考虑的目标和我的机构的政策。
  • 力争获得支出的每一美元的最大值。
  • 拒绝个人的礼品或酬金。
  • 授予所有具竞争力的供应商平等的考虑,只要州或联邦法律和体制政策许可。
  • 开展业务,真诚的气氛中电压和电流的供应商,没有故意歪曲的。
  • 在销售代表需要通过诚实的口头或书面声明,广告或产品样品的介质是否提供。
  • 将其用于竞争性采购的目的之前收到的专有的想法和设计鼻祖的同意。
  • 尽一切合理努力,以谈判与供应商的任何争议的公平和双方都同意的解决办法;和/或愿意提交任何重大争议仲裁或其他第三方审核,只要我的机构许可的既定政策。
  • 贸易,工业和专业协会,并与政府和私营机构为促进和发展完善的商业方法的目的进行合作。
  • 给予提示和礼遇,只要条件允许,所有谁合法经营任务调用。
  • 培育公平,道德和法律的贸易做法。
  • 律师与教育的买家会员的国家协会合作,促进团结的精神,并在其中专业成长产生了浓厚的兴趣。

支出授权

部门领导和项目主管被授权购买的商品/服务,直至由商务办公和不超过由董事会批准的最高限额设立的量。不管资金来源,大学的采购政策和程序适用于对从bbin体育的支付是由供应商或个人期望的所有交易。额外的要求,也可以按照条款以及各种联邦计划和拨款的条件强加的。

对于小的购买和/或旅游(酒店,航空公司,汽车租赁和餐馆),一所大学采购卡可在购买,则时使用。分裂以旁路个人开支授权交易被禁止。

只有采购办公室可以授权上述放置在购物卡的美元限购。超过这些限制(典型地750 $)的购买可以通过购买办公室请求,使用采购申请。

采购申请是商品/服务的内部请求。这些不能用来放置与供应商的订单。虽然部门在其预算中拨款,这种分配仅仅是一个权力征用,不要购买。

采购办公室必须评估采购,资金情况,供应商选择,成本,服务水平等的适宜性的基础上,所有的采购申请只有采购订单编制并经采购中心发出的可用于下订单的权力与供应商。

由个人或部门未能遵守所有的采购政策和程序可能会导致权力的丧失启动采购申请。同时,个人财务责任可能会导致如果购买由无视大学的政策。

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