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购买程序

代表Wittenberg Universial制造的购买必须通过购买卡或在下订单之前通过采购申请(PR)进行适当的发起。


购买卡

根据要求,并借助主管的批准,购买卡可能会向教师,员工和学生组织发出。持卡人必须遵守所有支出限制,记录保持要求和限制。在收到卡之前,培训是强制性的。大多数持卡人将被授权花费750美元/交易,5,000美元/月。商业服务署署长可以授权更大的支出限制,如下:进步,田径和招生的旅行者可授权高达1000美元/交易。选定的高管和/或管理员可以授权高达5,000美元/交易,每月限额高达20,000美元。最高可达20,000美元/交易的支出限额和50,000美元/月,商业服务中的工作人员可以授予。 可以向旅行者提供获得现金预付款的授权,包括与学生一起旅行的教师。 购买卡常见问题


采购申请

对于超过信用卡的限制的购买,部门必须向购买办公室提交购买申请。除了评估购买外,采购办公室还将审查该部门账户,以确保在代表Wittenberg作出任何承诺之前的资金可用性。采购申请必须始终包含所要求的项目,每个项目的价格或估算的完整描述,收费帐号以及适当的签名。对于高达5,000美元的要求,购买申请必须由董事或副主任签署。购买申请超过10,000美元必须由副总裁或执行工作人员从提出请求的区域提前批准。所有购买申请超过25,000美元,也必须经业务和管理副总裁批准。所有购买和/或超过250,000美元的项目必须具有董事会批准。

提醒
所有在指定的支出机构上购买所有购买必须通过维滕伯格大学采购订单提前批准。当您不知道订单的确切最终成本时,您可以提交采购申请,以指出金额是估计或近似的成本。除非/直到购买批准通过采购办公室,否则没有文书工作的仓库收到的物品不会被送到该部门。没有事先授权的部门直接收到的物品是下订单的个人的财务责任。 Wittenberg大学没有义务履行其教职员工或员工,如果尚未提前与供应商订购订单的采购订单,则履行任何购买承诺。 在审查和最终批准购买申请后,采购办公室将向最合适的供应商发出采购订单。


检查请求

检查请求可用于请求支付酬金和津贴。 它们也可用于供应商不接受信用卡的选定购买。示例包括会员费,会议注册和订阅或出版物。


个人报销

采购卡和采购申请旨在平衡该机构对资源负责人和负责任管理的灵活性和便利性的需求。 通过适当的规划,应该有很少的(如果有的话)要求教职员工或工作人员使用个人资金代表大学完成交易。将仔细审查个人报销请求。


毯子采购订单

毯子采购订单将由采购办公室用于项目或年度服务,从而在一段时间内从特定供应商进行重复和不同的购买。使用毯子采购订单允许立即抵押估计费用并减少文书工作。 但是,当由于需要而获得竞争性定价可能更具成本效益时,可能不会使用毯子采购订单。


改变顺序

任何采购订单的变更只能通过维滕伯格大学和供应商的共同同意进行。 始发部门必须向Karen Lotz发送电子邮件 klotz@wittenberg.edu. 要求更改并提供简要说明。


供应商选择

对于超过750美元的购买,必须遵循以下步骤以确保竞争性定价和令人满意的服务水平。该部门愿意选择以下准则,或者可以要求采购办公室这样做:

  • 高达7,500美元: 必须在三个供应商中进行定价和术语,口头或书面形式,并清楚地记录。
  • $ 7,501 - 20,000美元: 书面行情必须从至少三个供应商获得。在许多情况下,使用部门的规格应该是报价或提案的一部分。采购办公室可以帮助部门设计规格。
  • $ 20,001 - UP: 必须绘制书面规范。应向至少三家供应商发送报价或提案的正式请求。引用或提案的请求可以以开放式方式设计,允许与选择供应商进行进一步的协商。
  • 鞋底: 虽然必须注意避免如此狭隘地定义所有替代方案都没有探索,但可能有一个卖方只能提供所需的商品/服务。必须在采购申请书上记录这种情况,并须经采购办公室审查。
  • 合作: 为了利用供应商专业知识并最大限度地利用互利关系,鼓励供应商合作伙伴关系。当质量和/或服务水平至关重要时,这尤其如此。在使用上述准则和大学与该供应商的经验建立了供应商的竞争状态和服务水平后,合作是可接受的。虽然合作伙伴消除了每次购买购买时获得额外竞争性定价的必要性,但应使用上述报价和提案进行定期测试合作关系。必须记录所有合作关系,并审查采购办公室。

如果部门要求采购办公室获取供应商和成本信息,则将向该部门发送投标摘要和建议。如果该部门更喜欢授予推荐投标人以外的订单,请简要说明,不得伴随采购申请。 如果部门已获得所有供应商和定价数据本身,则必须在提交给采购办公室时将信息附加到采购申请。所有供应商和价格决策都需要采购主任的审查和行动。


供应商或计费纠纷

如果计费或运输错误,部门或发起者应通知供应商。在讨论供应商的问题时,请务必指定所需的更正。 如果办公室无法获得令人满意的结果,则购买部门可用于协助抵达相互同意的决议。


送货地址

所有维滕伯格大学交付的中央接收地址:

维滕伯格大学
部门联系,部门名称
225ñ。喷泉大道
斯普林菲尔德,哦45504


合同签名

适当的授权采购订单构成了一个在Wittenberg和供应商中绑定的合同。 一些供应商也可能需要合同或协议。这些文件只能由业务和管理副总裁或其指定者签署。


利益冲突

代表Wittenberg的交易将以高表法为基础进行。购买决策不能受到任何员工的自身利息的影响。为了避免这种冲突或冲突的出现,有权启动或批准购买申请的Wittenberg员工必须向副总裁进行审查和最终决定的任何外部关系披露。例子包括:其他地方的额外就业,商业或与供应商的个人关系,或家庭成员的就业。

此外,所有董事会成员都需要,执行人员的成员,并通过独立审计参与定期完成利益问卷冲突。本调查问卷的结果将由审计委员会独立报告给审计委员会。

所有大学员工必须在接受供应商的礼物方面行使谨慎行事。偶尔和/或免费令人欣赏的接受并不一定是利益冲突。这些物品的例子可包括互补的日历,圣诞节水果篮或糖果盒,出版物,写作工具或与商务相关的午餐。但是,在所有情况下,必须使用谨慎判决决定是否接受任何礼物。 承认礼物必须没有影响或似乎影响,大学与供应商之间的业务关系的性质。如果有疑问,最好拒绝礼物。


个人购买

采购办公室不会批准任何为教师或工作人员购买个人性质的交易。似乎是个人性质的征用者将受到质疑,并认为如果被视为不恰当,将返回到始发部门。 Wittenberg业务是以免税为基础进行的。任何使用此税收豁免身份的个人商业交易的人都违反了法律。


使用财政年度

6月30日的财政年度截止到6日的方法,购买将在账户费用方面保持一致和适当的审查。将收取预算年度的商品和服务,其中它在大学身心收到。如果建立了支持我们的计划努力所需的购买模式,但收到的规则可能不合适,将适用一致性规则。 一致性规则考虑了每年的购买模式以及所购买的物品要在实际使用中的年度。


技术购买

建议并强烈建议部门在考虑购买任何视听或计算设备时咨询视听服务和/或计算服务。 购买办事处可以选择在授权订单之前获得这些部门中的任何一个的评论。


道德校长

Wittenberg支持全国教育采购协会建立的采购标准:

  • 首先审议我所在机构的目标和政策。
  • 努力获得每美元支出的最大值。
  • 拒绝个人礼物或小费。
  • 授予所有竞争性供应商,同等审议,即国家或联邦法规和机构政策许可证。
  • 在善意的氛围中与潜在和当前供应商进行业务,缺乏故意歪曲。
  • 无论是通过口头或书面陈述,广告还是产品样本提供销售代表的诚实。
  • 在使用它们之前,在使用它们以获得竞争性采购目的之前,收到专有想法和设计的创造者和设计的同意。
  • 尽一切合理的努力,谈判与供应商的任何争议进行公平和相互同意的解决;和/或愿意向仲裁或其他第三方审查提出任何主要争议,就我所既定的机构许可的政策。
  • 与贸易,工业和专业协会合作,以及政府和私人机构,以促进和开发合理的业务方法。
  • 根据条件许可,符合迅速和礼貌的招待会,允许所有呼吁合法商业任务。
  • 培养公平,道德和法律贸易实践。
  • 律师与全国教育买家会员协会合作,促进团结的精神,对他们的职业增长感兴趣。

支出权威

部门负责人和计划董事被授权购买商品/服务,该商品/服务达到商务办公室所设定的金额,而不是董事会批准的最大限制。无论资金来源如何,大学采购政策和程序适用于供应商或个人预期维滕伯格大学的所有交易。也可以根据各种联邦方案的条款和条件施加额外要求和补助金。

对于小型购买和/或旅行(酒店,航空公司,汽车租赁和餐馆),可以在购买时使用大学购买卡。禁止拆除交易以绕过个人支出权限。

只有购买办事处可以授权购买卡上的美元限制。购买办公室可以使用采购申请要求超过这些限制的购买(通常为750美元)。

购买申请是商品/服务的内部请求。这些不能用来与供应商订单。虽然部门在预算中被分配资金,但这种分配只是申请的权力,而不是购买。

购买办事处有权根据购买的适当性,资金,供应商选择,费用,服务水平等的适当性评估所有购买申请。只有购买办公室准备和发布的采购订单可用于下订单与供应商。

个人或部门遵守所有采购政策和程序的失败可能导致损失发起购买申请的权力。此外,如果购买忽视大学政策,可能会导致个人财务责任。

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